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强化服务、坚强体系、建强制度
发布时间:2019-12-23    浏览次数:7次

 

行政中心   李钧


强化服务、坚强体系、建强制度-官网

 

一、强化服务意识,从全局上牢牢把握行政工作的出发点

1.从源头出发,牢固树立服务经营的意识

        理念是行动的先导,有什么样的思想,就会有什么样的行动。行政工作的本质,是为经营服务的,经营是为价值服务的,而价值源自客户。从这个意义上说,行政工作最核心的价值,就是通过管理、协调为公司经营发展和员工生活等提供服务。离开企业的生产经营活动,行政工作就是无源之水、无根之木。行政工作要紧紧聚焦生产经营,围绕着公司经营全方位开展工作。
因此,要做好行政工作,首先就要牢固树立服务意识,正确理解行政工作在整个经营活动当中的定位;要甘当端盘传菜的服务员,安排好吃喝拉撒睡;要甘当灭火救险的消防员,哪里有需要就往哪里冲;要甘当内部矛盾的调解员,居中协调、解答沟通不怕烦。

2.从全局出发,做到坚决服从但绝不盲从

       行政部门,担负着公司日常运营的管理责任,要切实履行监督者的责任,绝不能当老好人,要对各部门的工作开展、制度落实等情况进行检查,并对违反者进行相应的处罚。在协调工作、遇到矛盾的时候,要把问题放在全局中进行考量,要从集团的整体利益独立做出判断,提出建议。比如说,法务部在进行合同审查时,就要秉着独立客观的态度,从法律上对合同上涉及的事项进行审查,提供自己专业的法律意见与建议,而不能因为别人说老板已经同意了,就随意签字放行,导致重大法律风险、甚至造成重大损失。

3.从价值出发,努力做好企业经营的助推器

       行政部门与行政工作,看似不直接创造价值,但事实上可以实现价值,其价值的实现通过推动其它部门工作来实现。行政中心与各行政部,可以说是集团的中枢神经系统,直接向总裁、各公司总经理负责,担负着企业的日常管理、协调、服务工作;日常工作中,要按照总经理的意图推动销售、生产、技术、财务、工程安装等业务的顺利、有效进行,要主动参与各部门间的配合协调,使整个体系运转更通畅;要当好助手参谋,在公司人事政策、重大项目等问题上,为各位老总提供合理建议。
 

二、强化顶层设计,聚焦有效协同打造高效运转的行政体系

4.用系统的观点,做好行政体系的顶层设计

       系统论的观点认为:在一个系统内,若各种子系统(要素)不能很好协同,甚至互相拆台,这样的系统必然呈现无序状态,发挥不了整体性功能而终至瓦解。相反,若系统中各子系统(要素)能很好配合、协同,多种力量就能集聚成一个总力量,形成大大超越原各自功能总和的新功能。
综观整个集团,集团各部门、各子公司、子公司各部门构成了一个既相对独立,又相互影响的系统;因此,如何围绕销售、生产等核心功能,做好行政工作的顶层设计,科学界定各部门、各岗位之间的责权利,使之形成配合紧密、相互支撑、协调动作的一个整体,最终打造一个服务经营、高效运转的行政体系,是全体决策者、全体员工都须郑重思考的重大课题。
      行政体系,作为集团管理体系链条中的重要一环,绝不能用孤立的、片面的眼光来审视问题;不能仅仅从个人、所在部门这口小井中来观察问题;考察问题也不能脱离问题所处的环境、背景。一定要有系统论的观点,体系化的认识。通过规则的系统化和细化,使组织系统各单元精确、高效、协同和持续运行。

5.注重团队合作,团结一切可以团结的力量

     古人云:人心齐,泰山移。集团在经营管理大纲中强调建立:“一个好的事业平台实现共赢、一群好的工作伙伴共同进步、一种好的职业生态与人生状态”的三好组织的组织目标,就是要倡导这种团队合作的精神。团队合作往往能激发出大家不可思议的潜力,集体协作干出的成果往往能超过成员个人业绩的总和。
行政工作,牵涉到公司运营管理的方方面面,既有员工日常备餐,也有客人来访接待,还有外部关系维护、专业资证管理、人事招聘、合同评审、催收回款等等;有的时候,还要应付突发的事件,在很多情况下,特别是一些重大问题上,单靠个人能力已很难处理各种错综复杂的问题。客观上,因为工作内容不同,我们存在岗位上的分工,但要清楚:分工不分家,仍然是一个共同的目标。为此,对内,我们要强调团队合作,通过调动发挥团队成员的所有资源和才智,用团队的力量来实现目标;对外,要团结一切可以团结的力量,像毛主席说的那样,“要把我们的人搞得多多的,把敌人的人搞得少少的”,用一切可以用的资源来实现目标。

6.提高沟通能力,围绕问题协同发力往前推进

       经营工作也好,管理工作也罢,最终工作都通过人来完成。人与人之间的配合、部门与部门之间的协同,直接影响甚至决定着工作的最终效果。企业的发展,如同事物向前的发展过程一样,就是在不断的解决一个一个的问题中往前推进;就集团内部而言,部门职责有异、个人立场有别,人与人在工作中不可避免的会出现这样或那样的矛盾,有时,矛盾还很激烈,甚至演变成人与人的对抗。如果不能围绕问题,相互之间不做有效沟通,则问题将无从解决。
前不久,围绕着西庄厂房建设,发生了一件事。这件事情中原本的核心问题是:是否能通过调整设计与施工,达成增加厂房局部承重的目的,更好的为后续生产服务。因该说,问题的提出与提出的问题都非常好,按照集团“简单、透明、互动、马上办”的管理方针,直接正面相互呼应,即可获得答案。虽然最后在和平友好的氛围中结束了纷争,提出的问题也得到了最终确切的答案,但事情的中间变化过程,让人始料未及,可以说,由一个工作中的技术问题,演变成了二个问题,一个还是原本的技术问题,另一个则是派生出来的人与人之间的沟通问题。第二个问题,伤了和气、牵扯了精力。
因此,在这里,我要强调一句话:“理性的人,聚焦问题;平实的人,有效沟通。”只有这样,在意见相左的时候,仍然围绕共同的目标相向而行,协力合作,才能有效解决问题,推动集团向前发展。
 

三、强化制度建设,用规范精细的工作促进企业经营的提升

7.咬定建章立制不放松,始终依靠制度开展工作

       公司的各项规章制度是开展行政工作的纲,纲举尔后目张。建章立制是一切工作的出发点和落脚点。
瑞信集团经过三十年的发展,各项规章制度比较完善健全,集团的全面工作已经有了较好的遵循。与此同时,我们也要看到,建章立制并不是一朝一夕的事。时代在变,集团的外部经营环境也一直在变,在变化中变革,在变革中创新,制度本身就是一个不断调整、修订、增减的动态过程,一定要深入调查思考、结合工作实践,不断做好建章立制这篇文章,让规章制度与企业的生产经营相匹配,才能将集团的制度优势、文化优势转化为经营优势。
这就要求我们在开展行政工作的时候,要有敏锐的前瞻性与预见性,要做到谋在事先,谋而后动,遵循经营管理的客观规律,既要俯下身子做事,也要抬起头来看路。
我们要深刻理解,我们的所有行政行为是执行公司制度的行为,任何行政行为必须有制度依据。

8.强化制度执行,切实赋予制度以生命力

     《瑞信经营管理大纲》中有这样一句话:“放开高层民主,使智慧充分发挥;强化基层执行,使责任落在实处。”这句话生动的体现了执行的重要性。
我们都知道,再健全再完善的制度,如果不执行也将成为一纸空文,如同墙上画虎,成为摆设。制度的生命力就在于执行。为防止制度成为“稻草人”,不仅行政部门,需要高度重视制度的贯彻落实,其它所有部门也要树立,严格按照制度办事、严格按程序执行的思想认识。按章办事应该成为全集团,全体员工思想深处的自觉认识。行政部门,更要做制度执行的表率,同时强化对制度执行情况的监督和检查,防止制度执行中搞变通、被走样,切实维护制度的权威性和严肃性。
上个月,集团下发《关于开展制度执行与会议决议执行专项督查检查的通知》并组织各公司开展相关工作,其目的亦在于此。

9.以制度为尺度,确保工作精细规范不走样

       莎士比亚说: 一千个读者就有一千个哈姆雷特。同样的一份饭菜,不同的人也会吃出不同的味道来。对行政工作的价值评判,不像销售经理签单回款,可以用数字来直接衡量;同一个行政岗,不同的人的有不同的认识与理解,如果再遇上员工的变动,则同样的事情可能做出完全不同的结果来。行政工作的现代化理念是要做到:精细化管理、规范化运行。如何在人员经常变动的情况下,保持行政工作的标准始终如一高要求,而不会像过山车一样,忽高忽低,忽左忽右?只有以制度为尺度,做到一把尺子量到底,坚持按制度流程、制度标准、制度要求来开展工作、评定绩效,才可以尽可能的保持行政工作的始终如一高要求。
各位同事,提高行政工作的服务水平,是全体行政人一项要长期坚持的工作。行政体系全体人员,要不断学习,努力提高自身工作能力,按照集团“简单、透明、互动、马上办”的管理方针,按照管理工作标准化、精确化、规范化的要求,按照全体同事对行政工作的期望,组织开展各项服务管理工作。切实落实好各部门、各个岗位的具体工作,把握好工作规律,强化服务意识、精益求精,不断促进整体服务水平的提升。
最后用一句话,结束我今天的发言:我们的价值就是用服务让你们实现价值,我们的价值通过你们实现价值来实现!
谢谢大家!
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